Lean u državnoj i javnoj upravi se odnosi na primenu Lean principa i metoda proizvodnje u javnoj upravi za identifikovanje i sprovođenje najefikasnijih načina rada i dodavanje vrednosti  i da obezbedi vladine usluge, kada građanin želi i gde želi, po najnižim troškovima . Vladine agencije su otkrile da im Lean metode omogućavaju da bolje razumeju kako njihovi procesi rade, da brzo identifikuju rasipanja i sprovedu poboljšanja, i da steknu kulturu kontinuiranog poboljšanja. Pristalice uvođenja Lean u državnim i javnim upravama najčešće veruju da vlada treba da iskoreni “rasipanja” i “neefikasnost” iz njenih organizacija, što će rezultirati boljim uslugama i dati više vrednosti za programe podrške i usluge. Zagovornici, takođe, najčešće vide Lean vladu kao sredstvo da proširi kapacitet vlade, da obezbedi više usluga po jedinici investicije.

Primeri Lean u javnoj upravi u svetu

U Americi, počev od federalne vlade do vlada pojedinih država uveliko već sprovode Lean transformaciju ili su na putu da to urade.[1] Nadalje će se dati kraći prikaz samo za neke države koje su otišle najdalje u Lean transformaciji.

Vlada države Washington je dugo bila nacionalni lider u prilagođavanju proverenih metoda i alata iz privatnog sektora za merenje i poboljšanje performansi državne uprave. Od 2005. godine, koriste se inicijative poput programa Odgovornost menadžmenta državne uprave i performanse (Government Management Accountability and Performance – GMAP) i alati za Lean poboljšanje procesa i za poboljšanje individualnog učinka državnih agencijama.

Guvernerka države Washington donela je 15. decembra 2011. godine IZVRŠNU NAREDBU 11-04[2] kojom je pokrenula LEAN TRANSFORMACIJU u državi Washington. U toj izvršnoj naredbi stoji:

S OBZIROM da naša trenutna ekonomska klima sa nižim prihodima i većom potražnjom za uslugama zahteva da državna vlada nastavi da modernizuje operativne procese i odredi prioritete ograničenim resursima; i

S OBZIROM da građani države Washington očekuju od državne vlade da isporuči potrebne usluge sa inovacijama, efikasno i sa integritetom; i

S OBZIROM da moramo da nastavimo da transformišemo vladu u vise Lean, organizaciju 21. veka, koja je efektivnija i efikasnija i da postavimo svoju državu na putanju koja obezbeđuje jaku finansijsku osnovu za godine koje dolaze; i

S OBZIROM da je država Washington, uz dugogodišnju posvećenost korišćenja alata za poboljšanje performanse vlade, već prihvatila Lean filozofiju kod nekoliko agencija koje izveštavaju o rezultatima koji pokazuju smanjenje rasipanja, eliminisanje kašnjenja, uštede novac i pružanje kvalitetne usluge za javnost; i

S OBZIROM da je država Washington već uspostavila jaku kulturu menadžmenta performansom kroz Government Management, Accountability and Performance (GMAP), alat menadžmenta koji se oslanja na merenje performanse za disciplinovan pristup odlučivanju; i

S OBZIROM da se Lean nadovezuje na GMAP program, kao dokazan pristup menadžmenta koji je korišćen u širokom spektru javnih i privatnih organizacija, da poveća zadovoljstva kupaca i moral zaposlenih, poboljša produktivnost, eliminiše rasipanja u procesima i poboljša kvalitet proizvoda i pruženih usluga; i

S OBZIROM da se Vlada udružila sa Lean ekspertima u privatnom sektoru da nauči kako da primeni Lean metode i alate da eliminiše rasipanja, uštedi vreme, standardizuje tok rada, smanji broj zaostalih predmeta i smanjiti složenost procesa; i

S OBZIROM da je država Washington već viđena kao model za prakse poboljšanja performansi koje podstiču inovativne i odgovorne načine pružanja dobara i usluga; i

S OBZIROM da je neophodno da državni organi preduzmu dodatne korake da urade više sa resursima koje imaju na raspolaganju.

Ja, Christine O. Gregoire, guverner države Washington, na osnovu moći koju mi daje Ustav države i zakoni naređujem i usmeravam na sledeće: Svi izvršni direktori kabineta agencija da počnu primenu Lean kao što sledi:

  1. Učenje o Lean principima, konceptima i alatima
  2. Kompletiranje Lean projekata do 31. avgusta 2012.
  3. Raspoređivanje napora u izgradnji kapaciteta za Lean, kao i ugrađivanje Lean u kulturu agencije i
  4. Izveštavanje Kabineta guvernera o Lean rezultatima i naučenim lekcijama do 31. avgusta 2012.

Osoblje guvernera nadležno za odgovornost i performanse će raditi sa unutrašnjim i spoljnim partnerima da:

  1. Obezbedi celom poduhvatu smernice o pokretanju Lean implementacije;
  2. Obezbedi opcije resursa da pomogne agencijama u Lean raspoređivanju;
  3. Razvije mapu puta poduhvata za efikasnu implementaciju Lean, uključujući i Lean put učenja za lidere, praktičare, menadžere, supervizore i zaposlene; i
  4. Izveštava o napretku i rezultatima agencije i interagencije o Lean implementaciji.

Najkasnije oktobra svake godine, osoblje guvernera za odgovornost i performanse podnosi izveštaj guverneru o napretku državnih organa u sprovođenju odredaba ove naredbe.

Ova izvršna naredba stupa odmah na snagu.

Potpisan i overen službenim pečatom države Washington na  dan 15. decembra 2011., u Olimpiji, Washington.

Od:

/ s /

_________________________

Christine O. Gregoire guverner

 Kao što je  to uradila država Washington, uradila je i država Wisconsin. Guvernet te države Scott Walkere doneo je Izvršnu naredbu # 66 koja se odnosi se na inicijativu “Lean Vlada” države Wisconsin.[3] U toj naredbi guverner Scott kaže da, ako žele da kreiraju nova radna mesta i da promovišu ekonomski rast, Vlada mora da radi efikasno kao što radi biznis. Prema naredbi guvernera to može da im omogući inicijativa „Lean Vlada“, tako što će im obezbediti okvir za donošenje odluka zasnovanih na činjenicama, da omogući pozitivnu promenu procesa i da vodi kontinuiranom poboljšanju koristeći strukturiran pristup. U toj naredbi se nadalje kaže da su  inicijative “Lean Vlada” sredstvo za vladu države da poveća efikasnost u službi kupaca i da obezbedi sigurnije i usmerenije radno mesto za zaposlene.

Kao primer uspešne implementacija Lean inicijativa, guverneru Scottu su poslužile uspešne kompanije poput Starbucks, 3M, Alliant Energy, Theda-Care Health Systems, Caterpillar, Mercury Marine, i Quad Graphics, Inc. čija iskustva u biznisu može i treba da koriste u svojoj inicijativi “Lean vlada” za povećanje efikasnosti. Tome treba dodati, kako se navodi u Izvršnoj naredbi #66, da su države Iowa,  Minnesota, and Connecticut već uspešno implementirale inicijative „Lean Vlada“.

Avgusta 2005. godine guverner države Iowa Tom Vilsack  je najavio da će svi državni organi podržati Lean i sprovesti najmanje jedan Kaizen događaj. Do juna 2006. godine već su bila provedena 22 Kaizen događaja.[4] Tokom fiskalne 2007. godine, koja se završava juna, provedeno je još 25 Kaizen događaja.

Država Iowa je pokrenula prve inicijative poboljšanja procesa daleke 2001. godine, kada je tadašnji guverner Tom Vilsack potpisao Accountable Government Act.

U okviru razmene pristupa o Lean Vladi, na kreativnoj radionici održanoj od 02-04 oktobra, koju su organizovale zajedno država Iowa i Guidon Performance Solutions i kojoj je prisustvovalo 70 ljudi koji su predstavljali dvadeset država i savezne organe, guverner države Iowa  Chester J. Culver proglasio je 02. oktobar 2007. godine za dan Lean Vlade.[5]

Zbog svega što je postignuto primenom Lean koncepata, guverner Chester J. Culver je proglasio 02. oktobar za LEAN DAN VLADE i time poslao snažnu poruku svim zaposlenima u državnoj i lokalnoj upravi, ali i menadžerima u javnim preduzećima u državi Iowa, da je Lean put kojim treba da se kreću, kako bi smanjili budžetski deficit i pružili bolje usluge građanima.

Rezultati koje je ostvarila država Iowa od pokretanja Lean inicijative do 15. maja 2014. godine su impresivni.[6] Rezultati su prikazani na 23 strane i ukazuju na poboljšanja koja se kreću na smanjenom kašnjenju i do 90%, smanjenju broja koraka u procesu i do 80%, smanjenju vreme ciklusa i preko 70% smanjena vremena takta, takođe i do preko 80% … u odnosu na stanje pre primene Lean. Zainteresovani čitaoci se upućuju na referencu gde može da se vidi više detalja.

Od 2003, Cincinnati, Ohio, je među prvima u toj državi započeo implementaciju Lean vlade. Sledeći pristup u četiri-koraka za primenu Lean poboljšanja, gradski lideri su tražili da modifikuju kulturu svoje organizacije Lean  tehnikama za poboljšanje procesa.

Prvi korak je bio da se sprovede širom grada procena lokalne samouprave. Pedeset i četiri člana gradskog osoblja, koji su predstavljali 16 odeljenja, tri lokalna sindikata, kao i kancelarija gradskog menadžera, su formalno intervjuisani. Podaci generisani iz ovih intervjua su sintetizovani i kategorisani u prednosti, ograničenja, mogućnosti i pretnje kroz celu organizaciju, Tako je započeto Lean putovanje koje se kasnije proširilo na celu državu Ohio.[7]

Država Ohio je definisala svoju Lean misiju i viziju, što je donelo velike koristi (slika ispod):

Lean misija: Vodi i podržava napore koje čine vladine usluge jednostavnijim, bržim, boljim i jevtinijim.[8]

Lean vizija: Biti  prepoznatljiv kao nacionalni lider i ići po sredstva u Ohio radi efikasnije i efektivnije vlade.

Ohio država je odlučila da radi BOLJE, JEVTINIJE i da obezbedi BRŽI POVRATAK INVESTICIJA. Kao rezultat takvog pristupa postignuto je sledeće:

BOLJE: Primarni planirani rezultat Lean je da poboljša usluge kupcu. Eliminisanjem aktivnosti koje ne dodaju vrednost, Kaizen timovi su preusmerili više od 500.000 sati zaposlenih u napore višeg prioriteta da poboljšaju uslugu za kupca. To je ekvivalent za dostupnih 250 zaposlenih za kritični rad sa punim radnim vremenom.

JEVTINIJE: Ušteda novca i bolje korišćenje novca poreskih obveznika su glavni prioriteti. U fiskalnoj 2013. godini projektovane uštede od angažovanja Kaizen timova, kada se njihova poboljšanja u potpunosti implementiraju, veće su od 125 miliona dolara. Povraćaj investicije za LeanOhio aktivnosti je u odnosu od 40 prema 1.

Misija Lean države Ohio u akciji

 

Misija Lean Ohio države u akciji

POVRAĆAJ INVESTICIJA: U fiskalnoj 2013. godini za svaki $ 1 uložen u LeanOhio aktivnosti, država je dobila više od $ 40 u projektovanim uštedama.

Poreski obveznici u državi Ohio dobijaju odluke posle implementacije Lean u jednoj desetini vremena potrebnog pre Lean.[9]

Godinama, proces žalbi na porez je bio zasnovan na pristupu prvi u, prvi van, sa dolaznim poreskim podnescima i pritužbama koje se kreću kroz sistem istim tempom. Onda je došao Kaizen. Tokom jednonedeljnog Kaizen događaja, osoblje iz Ohio Odeljenja za oporezivanje je analiziralo stari način rada – i razvili su mnogo jednostavniji proces koji usmerava predmete na prave radne jedinice odmah. Sada, jasni slučajevi se prate brzo, dok složeni predmeti idu na pravničko tumačenje. Rezultati su impresivni:

BRŽI ODGOVOR: Vreme čekanja za poreske obveznike je naglo smanjeno – za 92%, za većinu pitanja i potraživanja. Ono što je zahtevalo 100 dana, sada traje oko 8 dana.

SMANJENJE ZAOSTALIH PREDMETA: Zaostatak je oboren za 68%, samo šest meseci nakon Kaizen događaja. To je 12.000 uloženih poreskih žalbi koje su se pomerile iz dosijea do finalizacije.

BOLJE KORIŠĆENJE RESURSA: Poboljšanja su smanjila troškove rada po predmetu od $105 na $7 u nekim slučajevima. Ovo se odnosi na oko 5.400 predmeta, što je ekvivalent radu od $529.200. Takođe, postoje i projektovane uštede od $63.000 zbog poboljšanja automatizacije koja smanjuje vreme obrade e-mail-a, preporučene pošte i drugi troškovi.

[1]http://www.wsdot.wa.gov/NR/rdonlyres/3CEB019E-77EE-40D2-877D-3F75FED0C99D/0/LeanPracticesinGovernmentSynthesisUpdate112013.pdf

[2]http://www.governor.wa.gov/office/execorders/eoarchive/eo_11-04.pdf

[3] https://docs.legis.wisconsin.gov/code/executive_orders/2011_scott_walker/2012-66.pdf

[4]http://lean.iowa.gov/files/Iowa_lean_final%20(3).pdf

[5]http://lean.iowa.gov/files/Lean-Government-Day-proc.pdf

[6]http://lean.iowa.gov/results/index.html

[7]http://webapps.icma.org/pm/8808/public/cover.cfm?author=David%20Krings%2C%20Dave%20Levine%2C%20and%20Trent%20Wall%2C%20Cincinnati%2C%20Ohio.&title=The%20Use%20of%20%E2%80%9CLean%E2%80%9D%20in%20Local%20Government

[8]http://www.lean.ohio.gov/Portals/0/docs/info/LeanOhio_InfoKit_Mission.pdf

[9]http://lean.ohio.gov/Portals/0/docs/info/Lean_Kaizen_Info.pdf